Datenschutz
Datenschutzhinweise für das GManager Portal
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist der jeweilige Mandant bzw. die Gesellschaft, die das GManager Portal zur Gesellschafterverwaltung einsetzt.
2. Zweck des Portals
Das Portal dient dem geschützten Datenabgleich mit Gesellschaftern. Es ermöglicht die Prüfung, Korrektur und Ergänzung von Gesellschafterdaten sowie die Kommunikation mit dem Verantwortlichen. Perspektivisch können auch Dokumente wie Jahresabschlüsse, Bescheinigungen oder weitere mandantenbezogene Unterlagen bereitgestellt werden.
3. Verarbeitete Datenarten
- Stammdaten: Name, Firma, Anrede, Adresse, PLZ, Ort, HRA/Registerangaben
- Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefon, Mobilnummer
- Bankdaten: IBAN und BIC, soweit für Auszahlungen erforderlich
- Beteiligungsdaten: Beteiligung bzw. Anteile
- Portal- und Kommunikationsdaten: Zugangscode, Nachrichten, Status der Datenprüfung
- Technische Protokolldaten: Zeitpunkt von Anmeldungen, fehlgeschlagene Loginversuche, IP-bezogene Sicherheitsinformationen in gekürzter oder gehashter Form
- Dokumentdaten: bereitgestellte oder zukünftig hochgeladene Unterlagen, sofern diese Funktion genutzt wird
4. Zwecke und mögliche Rechtsgrundlagen
Die konkrete Rechtsgrundlage ist vom Verantwortlichen je Mandant zu prüfen. In Betracht kommen insbesondere die Erfüllung gesellschaftsvertraglicher oder vertraglicher Pflichten, gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie berechtigte Interessen an einer korrekten und sicheren Gesellschafterverwaltung. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.
5. Zugriff und Sicherheit
Der Zugriff erfolgt über einen persönlichen Zugangscode. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt per HTTPS. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden begrenzt, um Missbrauch und Durchprobieren von Zugangscodes zu erschweren. Innerhalb des GManager Desktop-Programms werden Rollen, Änderungsprotokolle, geschützte lokale Cache-Dateien und geschützte Backups eingesetzt.
6. Empfänger und technische Dienstleister
Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Das können berechtigte Mitarbeiter des Verantwortlichen, technische Dienstleister, Hosting-Anbieter oder im Einzelfall gesetzlich berechtigte Empfänger sein.
Entwicklung und technische Betreuung des GManager erfolgen durch SMP DATASystems im Rahmen der vereinbarten Leistungen. Sofern SMP DATASystems oder andere Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu prüfen bzw. abzuschließen.
7. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die genannten Zwecke, gesellschaftsrechtliche Verwaltung, steuerliche oder handelsrechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Portal-Codes, Nachrichten, Login-Protokolle, Backups und Dokumente sollen regelmäßig geprüft und nach definierten Fristen gelöscht werden.
8. Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung aktueller Kontaktdaten, Stammdaten und Bankdaten kann erforderlich sein, damit die Gesellschafterverwaltung, Kommunikation und Auszahlung ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, können einzelne Funktionen des Portals oder Auszahlungen eingeschränkt sein.
9. Cookies und Sitzungsdaten
Das Portal verwendet technisch notwendige Sitzungsdaten, um den Login während der Nutzung aufrechtzuerhalten und Formulare gegen Missbrauch abzusichern. Tracking- oder Marketing-Cookies sind für den Betrieb des Portals nicht vorgesehen.
10. Betroffenenrechte
Betroffene Personen können, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, Auskunft über ihre gespeicherten Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen verlangen.
Anfragen sind an den Verantwortlichen bzw. den genannten Datenschutzkontakt zu richten. Zusätzlich besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. Keine automatisierte Entscheidung
Über das Portal findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.
12. Aktualisierung dieser Hinweise
Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich Funktionen, rechtliche Anforderungen oder organisatorische Abläufe ändern.